Une bonne gestion électronique documentaire (GED) passe par l’implémentation d’un logiciel spécifique qui permet d’optimiser la gestion et l’exploitation des documents électroniques.
La GED s’inscrit comme axe de déploiement stratégique de la transformation digitale des entreprises, car elle répond à de nombreux besoins des chefs d’entreprise : Simplifier l’accès et le partage des documents et renforcer leur sécurité.
Coup d’œil sur les avantages que procure le logiciel de GED dans le partage de l’information en entreprise.
Quelle est l’utilité d’un logiciel de gestion électronique des documents?
Une entreprise quelque soit sa taille a besoin d’émettre des factures clients, des bons de commande, des bons de livraison, des devis, des contrats, des attestations… Le logiciel de GED est installé dans une entreprise afin d’organiser, classer, stocker et faciliter le partage des fichiers numériques.
Le processus de la gestion électronique des documents comprend plusieurs étapes : la numérisation, le traitement, l’indexation, le stockage des données, et la diffusion des documents.
Quels sont les atouts de la GED pour une entreprise ?
La GED offre un gain de temps considérable aux archivistes, aux collaborateurs et aux dirigeants d’entreprise. En quelques clics, ils ont accès à l’information désirée quelle que soit l’heure ou quel que soit le lieu où ils se trouvent.
La GED donne un accès facile au partage de l’information entre collaborateurs et les différents services d’une entreprise.
La GED engendre une efficacité et une productivité dans le travail des collaborateurs. Ils ne perdent plus de temps à chercher l’information dans les archives. Ils sont plus disponibles pour se concentrer sur le cœur de leur métier.
La GED permet des économies considérables aux entreprises en termes d’impression de documents et de consommation de papier et divers consommables.
La GED autorise une certaine sécurité en fournissant des contrôles d’accès et en suivant les mises à jour opérées sur les fichiers. De plus, les documents se perdent moins facilement.
Comment la GED favorise-t-elle le partage de l’information dans l’entreprise ?
L’activité d’une société dépend de plusieurs facteurs. D’ailleurs, la rapidité et l’efficacité d’exécution d’une tâche ou d’une prise de décision fait toute la différence lorsqu’on a accès à l’information rapidement.
La GED est un outil essentiel pour toutes entreprises souhaitant la dématérialisation des documents car elle apporte une réelle ergonomie en termes de rapidité et de facilité d’accès à une information fiable.
L’ensemble des documents étant disponible dans le logiciel de GED, les collaborateurs peuvent avoir accès à une multitude de documents. Cet accès peut être limité ou illimité, selon les droits octroyés par l’administrateur de la GED.
Ainsi, grâce au logiciel de la GED, les employés peuvent trouver rapidement le fichier en quelques secondes. Ils accèdent toujours à la dernière version du document et en temps réel.
Ils partagent facilement l’information avec les personnes autorisées et peuvent même modifier le document.
D’autre part, comme le logiciel GED autorise la centralisation des informations, les différents services d’une entreprise communiquent mieux entre eux. Le travail est plus collaboratif et plus fluide.
D’ailleurs, ce système informatique d’organisation des documents numériques est un grand atout pour les professionnels en déplacement. Ces derniers peuvent consulter les documents même à distance.
Comment choisir un logiciel de GED ?
Avant d’opter pour un logiciel de GED, vous devez répondre à ces questions :
- Quels types de documents seront gérés par le logiciel de GED : Des documents textes, des documents au format PDF, des visuels, des vidéos ou autres ?
- Dans quelle mesure est-il important de sécuriser vos documents ?
- Quel est le budget consacré à la mise en place d’une gestion électronique des documents ?
En répondant à ces trois questions, vous ferez le choix du logiciel de GED le plus adapté à votre entreprise. Une solution efficace et durable qui vous permet de gagner du temps tout en augmentant la productivité et l’organisation de votre structure.